クラウドで請求書を発行するメリットは?送付や管理とまとめて便利?

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請求書など、業務上必要な書類をシステムで管理した方が便利だとは思っていながらも、未だに印刷物をファイルなどで物理的に管理している方も多いと思います。

クラウドを使用した請求書のシステムでは、書類の整理だけでなく、未払いの請求書の状況を確認できたり、定期的な請求書は自動的に作成することができるため、請求書の作成・送付・管理のフロー全てを効率化できます。

また、取引先から印刷した請求書を要求された場合を除くと、整理した請求書ごとに印刷〜送付を行う必要がなくなるため、請求書の印刷などにかかっていたコストも軽減することができます。

この記事では、具体的な請求書に付随する業務にクラウドを導入するメリットや、これからクラウドを使う方、また新しくクラウドシステムをお探しの方に向けて、請求書などの業務管理クラウドを選ぶ際のポイントを紹介いたします。

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クラウドを利用した請求書の発行・送付・管理システム

紙媒体で管理する場合とは異なり、クラウドを使用した請求書サービスでは、パソコンやスマートフォンから請求書の作成から送付・管理を行えます。

そのため、外出中の請求書の確認や発注が必要になった時でも請求書を送ることができます。

そもそもクラウドとは?

物理的なPCのハードディスクとは異なり、離れた場所にあるシステムの本体(物理的なサーバーなど)に保管したデータを、利用者はインターネットを通してどこからでもアクセス・操作することができるシステムです。

また、クラウド上に保存されたデータは、システム会社がバックアップやセキュリティを担保してくれるため、パソコンなどのデバイスが故障したり、書類を紛失してしまった場合でもデータ紛失の心配がありません

請求書などを扱う業務管理クラウドでは基本的に、どのパソコンからログインしても、請求書の発行〜送付・管理を行えるので、いつ、どの顧客に、いくらの請求をしたのかが自動的に履歴が残り、請求書の発行と同時に取引進行と帳票の管理を一括して行うことができます。

業務帳票を一括管理!SpreadOffice(スプレッドオフィス)

スプレッドオフィスは、法人・個人事業主様向けの帳票管理クラウドシステムで、一つのクラウドで注文から請求までを一貫して、業務帳票の作成&管理を完結することができるサービスです。

  • ダウンロード&インストール不要で即日使用可能
  • 見積書、注文書、注文請書、請求書、売上伝票、納品書、検収書など業務帳票の発行・管理
  • 電子印鑑・インボイス制度・役職(ユーザー)ごとの権限管理に対応
  • メール&電話の充実したサポート体制

帳票管理に加えて、PDF送信、 データのCSVインポート、Excel・CSVエクスポート機能、 案件原価管理、権限管理、ファイル管理、支店管理など、個人利用はもちろん、大規模事業者様でもご利用いただけます

サービス開始より10年間、お客様の声により少しずつ機能を充実させることができました。既存サービスの質問の以外にも、新しく欲しい機能などあればお気軽にお問い合わせください。

料金プラン

ライトプラン(1ユーザー税込980円/月)

ユーザー上限5名、クレジットカード払いに対応

ミドルプラン(1ユーザー税込1,280円/月)

ユーザー上限なし、クレジットカード・口座振替・請求書支払いに対応

スタンダードプラン(1ユーザー税込1,980円/月)

ミドルプランに加えて、独自デザインの帳票作成やIPアドレス制限などの機能がご利用いただけます。

スプレッドオフィスはユーザーごとの従量課金制で、毎月利用したユーザーの員数だけご請求させていただきます。初めての方は2ヶ月間無料で有料プランと同じ機能をご利用いただけます
※プラン内でのユーザー追加削除は管理者ユーザーにて自由に行うことが出来ます。
無料期間終了後に自動で課金されることはございません。

請求書の記載事項とインボイス制度

もとより請求書には、以下の5つの項目を記載する必要があります。

クラウドを利用して請求書を作成すると下記の内容は自動的にフォーマットとして用意されています。
  • 発行者の氏名または名称
  • 取引年月日
  • 取引内容
  • 取引金額
  • 書類の交付を受ける者の氏名または名称

引用元:国税庁「請求書の記載事項や発行のしかた

2019年10月の消費税率の変更と同じタイミングで「区分記載請求書保存方式」が導入されました。

区分請求書保存方式の導入により、いくつかの新たな必須項目の追加がされました。
さらに2023年10月から「適格請求書保存方式(インボイス制度)」が導入されることに伴い、新たな必須項目が追加されます。

ここでは、区分記載請求書等保存方式と適格請求書保存方式に記載する必要のある項目はどのようなものがあるのか紹介します。

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区分記載請求書保存方式(2023年9月まで)

区分記載請求書等保存方式の請求書記載事項
発行者の氏名または名称
取引年月日
取引内容
取引金額
交付を受ける者の氏名または名称
軽減税率の対象品目である旨
税率ごとの合計した対価の額(税込)

区分記載請求書保存方式では、請求書の記載事項に取引内容や取引金額に加え以下の2つの項目の記載を行う必要があります。

  • 「軽減税率の対象品目である旨」
  • 「税率ごとに合計した対価の額(税込)」

軽減税率の対象商品には、「※」や「☆」などの記号を使用し、軽減税率の対象となる品目とならない品目に区別をつけます。

また、軽減税率8%の対象となる商品への請求額と、消費税10%の対象となる商品を分け、それぞれの合計金額の記載を行う必要があります。

また、区分記載請求書記帳などの経理処理を行う際は、「区分経理」が必要になります。

区分経理とは、事業分野・商品ごとに資産を分け管理し運用することです。

区分請求書:記入事項

  1. 請求書などの軽減税率の対象項目に「※」や「☆」といったマークをつけ仕分ける
  2. 請求書等に税率別で税額を記載する
  3. 請求書等の項目の欄外にマークの注意書きを明記する

1:仕入れや卸しを行う際、品目の中に軽減税率の対象となる物があるときは、どの項目が軽減税率の対象であるか分かりやすくするために「*」や「☆」といったマークを記入します。

2:品目に軽減税率の対象がある場合は、複数の税率が混在することになるため、どの項目の税額がいくらなのか分かるように、それぞれの税率ごとに税額を記載する必要があります。

POINT

区分記載請求等保存方式では、仕入税額にて売り手が書き漏らしていても、買い手が追記することが認められています。

3:軽減税率の対象項目に対してマークをつけた場合、そのマークの意味が分かるように、項目の欄外に注意書きとして記載する必要があります。

課税事業者は仕入税額控除を受ける際、区分経理に対応した帳簿や請求書の保存が必要になるので気をつけましょう。

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適格請求書等保存方式(2023年10月〜)

適格請求書等保存方式の請求書記載事項
発行者の氏名または名称
取引年月日
取引内容
取引金額
交付を受ける者の氏名または名称
軽減税率の対象品目である旨
税率ごとの合計した対価の額(税込)
適格請求書発行事業者の登録番号
税率ごとの消費税額及び適用税率
適格請求書等保存方式(インボイス制度)

2023年10月1日から開始される制度で、「売手が買手に対して正確な適用税率や消費税率等を伝えるためのもの」です。 正確な消費税額と納税責任を明らかにするための制度で、適各請求書登録番号によって管理されます。

適格請求書等保存方式(インボイス制度)では、区分記帳請求書等保存方式での記載事項に加え、以下の2つの項目を追加で記載する必要があります。

  • 適格請求書発行事業者の登録番号
  • 税率ごとの消費税額及び適用税率

適格請求書発行事業者の登録番号は、適格請求書発行事業者の登録を受けようと税務署長に適格請求書発行事業者の登録申請書を提出し税務署長の登録を受けた事業者にのみ与えられる番号です。

引用元:国税庁【登録番号とは

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税率ごとの消費税額及び適用税率の記載では、軽減税率8%の対象となる商品にかかる税額と、消費税10%の対象となる商品の税額、それぞれの記載を行う必要があります。

 

インボイス制度:記載事項

また、適格請求書等保存方式(インボイス制度)が導入されると、仕入税控除を受けるために非課税事業者は課税事業者となり適格請求書の保存を行う必要があります。

引用元:国税庁【インボイス制度の概念

注意

売上が1000万円以下の非課税の個人事業者はインボイス制度に対応せず、これまで通りの活動をすることもできますが、取引相手が仕入税額控除を受けられるため取引相手にも納税負担を与えてしまうことになります。

つまり、売上が1000万円以下の個人事業者であってもインボイス制度に対応して活動することが求められる場合が多いでしょう。クラウドもインボイス制度に対応しているものを選択して早めの準備ができているとスムーズに制度に対応することができます。

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クラウド請求書を導入するメリット

クラウドを使用した請求書のシステムを利用する大きなメリットに、請求に関わる業務の効率化を期待できることがあります。

ここからは、クラウド請求書を導入することで得られるそれぞれのメリットを詳しく紹介していきます。

  • 進捗の確認や管理が行いやすくなる
  • 未払いの請求書の確認を行いやすくなる
  • 定期の請求書を自動で作成できる
  • 請求書に修正が必要になった時、変更しやすい
  • 請求書の保存を自動的にしている

進捗の確認や管理が行いやすくなる

複数の担当者が請求書を発行し、各自で管理や保存をしている場合、進捗の確認がうまくできない、情報の共有がきちんとできないといったことはなかったでしょうか?

また、個人で請求書の管理をされている場合は、大量の請求書を作成しpdf化または、印刷してファイルに整理する場合どこにいったか分からず困った経験はないでしょうか?

クラウドを使用した請求書のシステムでは、確認をしたい情報の検索・並び替えたり分類したりすることが簡単にできるため、進捗の確認、ファイルの整理にかかっていた負担の軽減を期待することができます。

ログイン情報を共有することで、同時に複数人ログインすることができ、スマホやPCの画面で別の取引先の進捗の管理をしながら、担当の請求書の管理を行えます。

POINT

社内で役員のみ閲覧できる書類などであっても、クラウドのユーザー権限を変更することなどで、一部のメンバーのみでの情報共有が可能なサービスが多いです。

進捗の確認はExcelや紙媒体でもできますが、一つのシステムに最新の情報が共有されるため、より効率的に業務に取り組みことができるでしょう。

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未払いの請求書の確認を行いやすい

請求書のやり取りはお金に関わる取引は信用に関わるため、今後の取引を円滑に進めていくためにも未払い請求書などの問題は避けたい問題の1つです。

個人事業者・中小企業問わず、未払い請求書などがないように慎重なダブルチェックは大変ではないでしょうか?

多くのクラウド請求書サービスでは、自動的に支払い状況を更新する機能を備えているため、登録したアカウントからすぐに未払いの請求書を見分けることができます

未払いの請求書が一箇所で確認できること、カレンダーアプリとの連携によって支払日などの通知を受けることができるためシステムもあるため、これまで行っていた慎重なダブルチェックをしなくても済むようになります。

定期の請求書を自動で作成できる

隔週や月に一回といった定期的に請求書を発行されている方も多いと思います。

請求書の発行は決まった時期に行うため、大量の請求書の作成や送付を行う必要があります。

クラウドを使用した請求書システムでは、過去の取引履歴から前回取引内容を引き継いだり、コピーを容易に行えるため定期的な請求書の作成業務の負担が軽減されることが期待されます。

そのため、余った時間や人手を他の重要なタスクに割くこともできるのもメリットの一つです。

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請求書に修正が必要になった場合、変更しやすい

請求書に記載する金額の桁数や単価や数量、別の取引先の内容を請求してしまうミスがあった場合などの修正が必要になった場合は、原則訂正ではなく再発行することになっています。

引用元:国税庁【申告が間違っていた場合

請求書に修正が必要となり、再発行が必要となった場合でもクラウドを使用した請求書サービスを導入していると、検索機能によって大量のデータから修正に必要なデータを見つけやすいだけでなく、電子データを修正し送り直すだけで済むため、その後の再発行までがスムーズに行えます。

また、再発行のために新たな紙にプリントアウトする必要もないため、紙のプリントアウトにかかる印刷費用を浮かすこともできます。

請求書の保存を自動的にしている

請求書は、取引の証拠となる証憑(しょうひょう)書類に当たるため、発行された請求書は一定期間の保管が義務付けられています。

注意

原則、法人では7年、個人事業主では5年の期間請求書を保存しておく必要があります。

引用元:国税庁【貴重や帳簿等保存・青色申告

取引ごとに発生する請求書は日に日に蓄積され、人的な管理では管理の工数だけでなく請求書を管理しておくスペースも確保する必要があります。

請求書を管理していく中で、紙一枚の請求書ではどこにいったか分からなくなり、把握できない請求書が出てくる心配もありますが、クラウド請求書サービスでは請求書の保管が自動的に行われるため、保管しておくスペースを準備する必要もなく、一枚しかない大切な書類を保管しておくより安心して利用できるでしょう。

クラウド請求書サービスの選ぶ時のポイント

クラウド請求書サービスは、製品によって特徴が異なるため実際の現場での課題・状況を踏まえ自社にあった製品を選ぶ必要があります。

ここからは、クラウド請求書サービスの選ぶ際にチェックするべき項目をそれぞれ解説していきます。

  • システムがカバーする範囲はどこまでか
  • 郵送代行やフォーマットは必要か
  • サポートがしっかりしているか

システムがカバーする範囲を確認

クラウド請求書発行システムの中には、請求書の作成〜送付・管理だけでなく、請求後の入金消込や督促を行ってもらえるサービスもあります。

しかし、機能が増えるほどコストがかかってしまう場合が多く予算よりも高くなってしまうことがあります。

そのため、あらかじめ請求書サービスに求める業務範囲を決めておき求めている機能を搭載した製品を選ぶようにしましょう。

また、1年間の契約で同額の請求書を毎月発行する場合は、案件単位で請求書を発行できるととても楽に管理できます。

POINT

例えば書類単位で請求書を管理する場合、1年間に発行した12枚の書類に関連性がなくバラバラに管理されるため、それぞれの別の項目として書類が管理されます。

仮に、取引先から過去の請求書全てに対して問い合わせが合った場合、それぞれの整理された請求書を探す必要があります。

ところが、案件単位で管理できるサービスで、12枚の書類が一つの案件として管理されてる場合、共通の項目が自動で入力されるため取引先から問い合わせが合った場合でも書類単位での管理に比べ対応がしやすいといえます。

書類単位だけでなく、案件単位で書類の作成・管理ができるかチェックすることも大切です。

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郵送代行やフォーマット変更は必要か

クラウド請求書サービスでは、多くの場合決まったフォーマットで請求書を作成します。

取引先の中には、これまで通りの経理システムを使用しようとし、請求書のフォーマットを指定したり、郵送による請求書しか認めない場合もあります。

そうした事業者は、請求書フォーマットのカスタマイズといった変更が可能なサービスを利用する必要があります。

郵送代行は印刷や封入、発送などの作業を販売供給元が代行して行うサービスですが、昨今の状況を鑑みるとあまり必要とは言えないでしょう。もし郵送代行料金が含まれているサービスであれば、不要な方はご注意ください。

サポートがしっかりしているか確認

サポートが充実しているか確認しましょう。請求書の発行は毎月決まっている場合が多く、特定の期間に請求書の処理業務が集中しがちです。

仮に同時期に大量の請求書の発行が殺到し、システムに不具合が生じ業務にトラブルが発生すると取引先に迷惑をかけてしまう可能性もあります。

一般的には、まずサポートセンターに繋がることが多いですが、実際の開発者や担当者がついてくれるサービスが安心です。

まとめ

ここまで、クラウドによる請求書のシステムとはどのようなのかを中心的に解説してきました。

この記事のまとめは以下の通り。

  • クラウドによる請求書のシステムはスマホやPCから請求書を作成や送付・管理できるシステム。
  • クラウド請求書を導入することで、管理が行いやすくこれまでかかっていた工数を減らすことができ効率化が期待できる
  • クラウド請求書サービスを選ぶときは、システムがカバーする範囲を確認する

これらの情報が少しでも皆様のお役に立てば幸いです。

最後までお読みいただきありがとうございました。

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