クラウドで請求書を発行するメリットは？送付や管理とまとめて便利？

請求書など、業務上必要な書類をシステムで管理した方が便利だとは思っていながらも、未だに印刷物をファイルなどで物理的に管理している方も多いと思います。

クラウドを使用した請求書のシステムでは、書類の整理だけでなく、未払いの請求書の状況を確認できたり、定期的な請求書は自動的に作成することができるため、請求書の作成・送付・管理のフロー全てを効率化できます。

また、取引先から印刷した請求書を要求された場合を除くと、整理した請求書ごとに印刷〜送付を行う必要がなくなるため、請求書の印刷などにかかっていたコストも軽減することができます。

この記事では、具体的な請求書に付随する業務にクラウドを導入するメリットや、これからクラウドを使う方、また新しくクラウドシステムをお探しの方に向けて、請求書などの業務管理クラウドを選ぶ際のポイントを紹介いたします。

クラウドを利用した請求書の発行・送付・管理システム

紙媒体で管理する場合とは異なり、クラウドを使用した請求書サービスでは、パソコンやスマートフォンから請求書の作成から送付・管理を行えます。

そのため、外出中の請求書の確認や発注が必要になった時でも請求書を送ることができます。

また、クラウド上に保存されたデータは、システム会社がバックアップやセキュリティを担保してくれるため、パソコンなどのデバイスが故障したり、書類を紛失してしまった場合でもデータ紛失の心配がありません。

請求書などを扱う業務管理クラウドでは基本的に、どのパソコンからログインしても、請求書の発行〜送付・管理を行えるので、いつ、どの顧客に、いくらの請求をしたのかが自動的に履歴が残り、請求書の発行と同時に取引進行と帳票の管理を一括して行うことができます。

無料の請求書発行ならSpreadOffice(スプレッドオフィス)

スプレッドオフィスでは、インボイス制度&電子帳簿保存法に対応した各種帳票の発行・管理が可能です。請求書はもちろん、見積もりから納品までビジネスシーンで必要な帳票の全種類に対応しています。

自動課金ナシ&メールアドレスだけで今すぐ利用可能

他社のサービスでは、無料登録時にクレジットカードや会社情報の入力を求められ、無料期間の終了後に自動的に課金されるものも少なくありません。

スプレッドオフィスでは、60日間の無料期間終了後も自動的に課金されることはございません。操作性や業務との相性を考慮してから継続するかどうかをお選びただけます。

また、面倒な個人情報の入力や資料請求も不要で、最短1分でどなたでも請求書を発行できます。

シンプルな低価格料金プランのご提供

複雑な料金体系や大企業向けの高額なクラウドサービスが一般的な中で、ユーザーごとに毎月定額のプランをご用意しております。弊社は「世の中からシステムのない会社をなくす」ことをミッションに設立され、業務管理クラウドであるスプレッドオフィスの提供を開始しました。

60日間無料期間の終了後も初期費用0円で月額980円(税込)で比較的安価でご利用いただけます。

業務管理のワンストップ

帳票の発行・管理はもちろん、業務管理に必要な機能を網羅しています。サービス開始から10年以上、個人事業主〜大企業まで幅広い方にご利用いただいております。

請求書の記載事項とインボイス制度

もとより請求書には、以下の5つの項目を記載する必要があります。

引用元：国税庁「請求書の記載事項や発行のしかた」

2019年10月の消費税率の変更と同じタイミングで「区分記載請求書保存方式」が導入されました。

区分請求書保存方式の導入により、いくつかの新たな必須項目の追加がされました。
さらに2023年10月から「適格請求書保存方式(インボイス制度)」が導入されることに伴い、新たな必須項目が追加されます。

ここでは、区分記載請求書等保存方式と適格請求書保存方式に記載する必要のある項目はどのようなものがあるのか紹介します。

適格請求書等保存方式（2023年10月〜）

適格請求書等保存方式の請求書記載事項

発行者の氏名または名称

取引年月日

取引内容

取引金額

交付を受ける者の氏名または名称

軽減税率の対象品目である旨

税率ごとの合計した対価の額(税込)

適格請求書発行事業者の登録番号

税率ごとの消費税額及び適用税率

適格請求書等保存方式（インボイス制度）では、区分記帳請求書等保存方式での記載事項に加え、以下の2つの項目を追加で記載する必要があります。

適格請求書発行事業者の登録番号は、適格請求書発行事業者の登録を受けようと税務署長に適格請求書発行事業者の登録申請書を提出し税務署長の登録を受けた事業者にのみ与えられる番号です。

引用元：国税庁【登録番号とは】

税率ごとの消費税額及び適用税率の記載では、軽減税率8％の対象となる商品にかかる税額と、消費税10％の対象となる商品の税額、それぞれの記載を行う必要があります。

また、適格請求書等保存方式（インボイス制度）が導入されると、仕入税控除を受けるために非課税事業者は課税事業者となり適格請求書の保存を行う必要があります。

引用元：国税庁【インボイス制度の概念】

クラウド請求書を導入するメリット

クラウドを使用した請求書のシステムを利用する大きなメリットに、請求に関わる業務の効率化を期待できることがあります。

ここからは、クラウド請求書を導入することで得られるそれぞれのメリットを詳しく紹介していきます。

進捗の確認や管理が行いやすくなる

複数の担当者が請求書を発行し、各自で管理や保存をしている場合、進捗の確認がうまくできない、情報の共有がきちんとできないといったことはなかったでしょうか？

また、個人で請求書の管理をされている場合は、大量の請求書を作成しpdf化または、印刷してファイルに整理する場合どこにいったか分からず困った経験はないでしょうか？

クラウドを使用した請求書のシステムでは、確認をしたい情報の検索・並び替えたり分類したりすることが簡単にできるため、進捗の確認、ファイルの整理にかかっていた負担の軽減を期待することができます。

ログイン情報を共有することで、同時に複数人ログインすることができ、スマホやPCの画面で別の取引先の進捗の管理をしながら、担当の請求書の管理を行えます。

進捗の確認はExcelや紙媒体でもできますが、一つのシステムに最新の情報が共有されるため、より効率的に業務に取り組みことができるでしょう。

未払いの請求書の確認を行いやすい

請求書のやり取りはお金に関わる取引は信用に関わるため、今後の取引を円滑に進めていくためにも未払い請求書などの問題は避けたい問題の1つです。

個人事業者・中小企業問わず、未払い請求書などがないように慎重なダブルチェックは大変ではないでしょうか？

多くのクラウド請求書サービスでは、自動的に支払い状況を更新する機能を備えているため、登録したアカウントからすぐに未払いの請求書を見分けることができます。

未払いの請求書が一箇所で確認できること、カレンダーアプリとの連携によって支払日などの通知を受けることができるためシステムもあるため、これまで行っていた慎重なダブルチェックをしなくても済むようになります。

定期の請求書を自動で作成できる

隔週や月に一回といった定期的に請求書を発行されている方も多いと思います。

請求書の発行は決まった時期に行うため、大量の請求書の作成や送付を行う必要があります。

クラウドを使用した請求書システムでは、過去の取引履歴から前回取引内容を引き継いだり、コピーを容易に行えるため、定期的な請求書の作成業務の負担が軽減されることが期待されます。

そのため、余った時間や人手を他の重要なタスクに割くこともできるのもメリットの一つです。

請求書に修正が必要になった場合、変更しやすい

請求書に記載する金額の桁数や単価や数量、別の取引先の内容を請求してしまうミスがあった場合などの修正が必要になった場合は、原則訂正ではなく再発行することになっています。

引用元：国税庁【申告が間違っていた場合】

請求書に修正が必要となり、再発行が必要となった場合でもクラウドを使用した請求書サービスを導入していると、検索機能によって大量のデータから修正に必要なデータを見つけやすいだけでなく、電子データを修正し送り直すだけで済むため、その後の再発行までがスムーズに行えます。

また、再発行のために新たな紙にプリントアウトする必要もないため、紙のプリントアウトにかかる印刷費用を浮かすこともできます。

請求書の保存を自動的にしている

請求書は、取引の証拠となる証憑（しょうひょう）書類に当たるため、発行された請求書は一定期間の保管が義務付けられています。

引用元：国税庁【貴重や帳簿等保存・青色申告】

取引ごとに発生する請求書は日に日に蓄積され、人的な管理では管理の工数だけでなく請求書を管理しておくスペースも確保する必要があります。

請求書を管理していく中で、紙一枚の請求書ではどこにいったか分からなくなり、把握できない請求書が出てくる心配もありますが、クラウド請求書サービスでは請求書の保管が自動的に行われるため、保管しておくスペースを準備する必要もなく、一枚しかない大切な書類を保管しておくより安心して利用できるでしょう。

クラウド請求書サービスの選ぶ時のポイント

クラウド請求書サービスは、製品によって特徴が異なるため実際の現場での課題・状況を踏まえ自社にあった製品を選ぶ必要があります。

ここからは、クラウド請求書サービスの選ぶ際にチェックするべき項目をそれぞれ解説していきます。

システムがカバーする範囲を確認

クラウド請求書発行システムの中には、請求書の作成〜送付・管理だけでなく、請求後の入金消込や督促を行ってもらえるサービスもあります。

しかし、機能が増えるほどコストがかかってしまう場合が多く予算よりも高くなってしまうことがあります。

そのため、あらかじめ請求書サービスに求める業務範囲を決めておき求めている機能を搭載した製品を選ぶようにしましょう。

また、1年間の契約で同額の請求書を毎月発行する場合は、案件単位で請求書を発行できるととても楽に管理できます。

仮に、取引先から過去の請求書全てに対して問い合わせが合った場合、それぞれの整理された請求書を探す必要があります。

ところが、案件単位で管理できるサービスで、12枚の書類が一つの案件として管理されてる場合、共通の項目が自動で入力されるため取引先から問い合わせが合った場合でも書類単位での管理に比べ対応がしやすいといえます。

郵送代行やフォーマット変更は必要か

クラウド請求書サービスでは、多くの場合決まったフォーマットで請求書を作成します。

取引先の中には、これまで通りの経理システムを使用しようとし、請求書のフォーマットを指定したり、郵送による請求書しか認めない場合もあります。

そうした事業者は、請求書フォーマットのカスタマイズといった変更が可能なサービスを利用する必要があります。

サポートがしっかりしているか確認

サポートが充実しているか確認しましょう。請求書の発行は毎月決まっている場合が多く、特定の期間に請求書の処理業務が集中しがちです。

仮に同時期に大量の請求書の発行が殺到し、システムに不具合が生じ業務にトラブルが発生すると取引先に迷惑をかけてしまう可能性もあります。

一般的には、まずサポートセンターに繋がることが多いですが、実際の開発者や担当者がついてくれるサービスが安心です。

 

クラウド請求書発行システムの導入でできること

請求書作成

豊富なテンプレートの中から、最適なものを選び登録した取引先や品目を検索し入力するだけで請求書が作成できます。

会社のロゴや角印・担当印が入った状態で印刷することができたり、定期的なやり取りをしている取引先には請求書の予約作成機能を備えているため繰り返しの請求書作成が補えます。

また、取引先・品目の自動入力補助機能が備わったものが多く、使い込むことでさらなる時間や手間の効率化ができます。

月に数回の納品・やり取りのある取引先によっては「合計請求書を送ってほしい」とお願いされることもあると思いますが、複製の他にも複数の請求書を月ごとにまとめた請求書の作成ができます。

電子メールでの請求書送信

スプレッドオフィスでは作成した請求書データをそのままメールで取引先へ送ることができます。

紙やExcelで作成した請求書データは、ダウンロードしメールに添付する必要がありましたが、クラウド請求書発行システムでは請求書の作成が完了するとそのまま送付できるような機能が備わっています。

2重ログイン警告やIPアドレス制限に対応しているものもあり、不正アクセスの防止、取引先が請求書の紛失をした場合でも再ダウンロードで速やかに送り直せます。

自動で資金繰り表を作成

受注・発注に基づく請求データの管理・新規に請求データを作成することにより、請求一覧で登録・管理されているデータが自動で集計されます。

入金と出金のデータの差額を自動で計算し表示するため、一目でキャッシュフローを把握することができます。

また、好きな期間や顧客別で絞り込んで集計の確認ができます。

自動入金消込

入金消込は提供した商品やサービスの対価として金銭の支払いが行われた際に、売掛金としての情報を消去する作業です。

正確に行われないと未払いとなってしまう可能性や入金がされているにも関わらず、催促をしてしまうと取引先との信用問題への影響が考えられます。

また、事業規模が大きくなり取引先が増えることに比例し煩雑さも増し月次予算の締めが遅れる原因の1つとも言われています。

スプレッドオフィスでは一度にまとめて入金消込がすることができます。

クラウド請求書発行システム導入による請求先のメリット

クラウド請求書発行システムの導入によって請求書を送る側だけでなk、受け取る側にも仕訳の簡略化などのメリットがあります。

ここからは、クラウド請求書発行システム導入により請求書を受け取る側が得られるメリットを紹介していきます。

届いた請求書を仕訳する必要がない

請求書を郵送で送る場合は、Excelへ手作業でデータの入力が必要になることが多いです。開封や仕訳・入力の作業が必要になるだけでなく、入力漏れや誤入力の発生も考えられます。

クラウド請求書発行システムを利用することで受け取った請求書データを元に自動で管理でき、これまで紙で請求書の管理を行なっていた場合に比べ時間・工数の短縮化ができます。

大量に送付された請求書のデータチェックや管理を行いやすくなるため、取引先の人件費の削減も期待できます。

未受領の請求書を把握しやすい

請求書は月末など決まった時期に大量に発行されるため、請求先に請求書の送付忘れに気づいてもらえない可能性もあります。

請求書が期日までに送付されていないと、「これからもこの取引先に任せても大丈夫だろうか。」と不安視され今後の契約に影響を及ぼす場合もあります。

クラウド請求書発行システムの多くが請求書の作成だけでなく、支払い管理に関する全般的な機能を備えており取引ごと更新日ごとなど様々な方法で請求書データの管理ができます。

また、豊富なテンプレートがあり自社に適したテンプレートを利用することで、自社の請求書を認識してもらいやすいことも考えられます。

請求書を受け取る側も契約や支払いのやり取りで必要な帳票書類の進捗の管理がしやすくなるため、業務の効率化が期待できます。

クラウド請求書発行システムの選び方

クラウド請求書発行システムを選ぶ際に確認しておきたいポイントは以下の2点です。

システムがカバーしている範囲を確認する

見積もりから発注・納品・請求書発行と契約には多くの工数があり、それぞれで必要になってくる書類が異なります。

クラウド請求書発行システムによってカバーしている範囲が異なり、請求書のみ対応している場合もあります。

請求書の発行・受注やり取りにおいて、見積書や注文書、仕訳や売上計算などの対応も必要になるため、どこまで効率化したいのか把握することが大切です。

そのためにまずは、自社の課題を洗い出すことから始めましょう。

請求書の作成〜送付までの対応が十分できていたとしても、取引先数の増加など将来的に高度な機能が必要になることも考えられるため、先を見据えた検討が大切です。

フォーマットの変更ができるか

2022年1月の電子帳簿保存法の改正に伴い、請求書をデータで保存するための要件が緩和されたことにより、多くの会社が請求書のペーパーレス化に移行しようとしています。

「取引先によってこのような様式で請求書を作成してほしい。」と頼まれることがあります。

決まったテンプレートでしか作成できないと、そうした取引先からの依頼に対応することができません。

そのため、豊富な請求書のテンプレートがあるのかだけでなく、独自帳票の作成に対応しているかも確認しておくポイントです。

まとめ

ここまで、クラウドによる請求書のシステムとはどのようなのかを中心的に解説してきました。

この記事のまとめは以下の通り。

これらの情報が少しでも皆様のお役に立てば幸いです。

最後までお読みいただきありがとうございました。