こんにちは、担当Gです。
今日は見積書や請求書をクラウド環境で管理するメリットについてお伝えしたいと思います。
見積書や請求書どうやって作成しているかヒアリングしてダントツ１位の手法は、あらかじめMicrosoftエクセルを使って雛形ファイルを作成しておき、作成するタイミングでこれをコピーして内容を埋めて作成する方法です。弊社でも昔はこの方法を採用していました。
作成する時にはお手軽で便利であることは間違い無いのですが、困ったことに作り終わった見積書や請求書の保管に難があります。使っているパソコンや会社のファイルサーバにフォルダを作って保管している方がほとんどだと思いますが、必要になった時に目的のファイルを探し出すことが困難なのです。
ファイル名がわかっている時はまだ良いのですが、見積や請求の明細レベルのキーワードしかわからない時は、作成時期に当たりをつけて一つずつファイルを開いては内容を確認して探すことになります。
◼︎クラウドサービスで管理するメリット
クラウドサービスで作成した見積書や請求書は一般的にどのサービスでも作成時に入力した情報をデジタルデータのまま保持しています。またその情報はサーバ内のデータベースソフトウェアで管理されています。
このため、帳票の鏡部分や明細部分、また備考なども対象としてクラウドサービス上で瞬時に探し出すことができます。
また会社のパソコンに保管されているわけではありませんのでクラウドサービスにアクセスする環境さえあれば、何処にいても、いつでも必要な情報にアクセスする事が出来ます。複数人でサービスを利用している場合はその情報を簡単に共有することも出来ますね。
日常業務の中で書類を探す行為は貴重な時間を浪費してしまいがちですが、クラウドサービスならそんなことはありません。また、結果として顧客対応のレスポンス向上につながり、ひいては顧客満足度にも繋がります。
ぜひ、無料トライアル期間のあるスプレッドオフィスをお試しくたさい。クラウドサービスの良さを体感いただけると思います。
