【図解】会社の信用度UP！請求書を送る封筒の正しい書き方とマナー

なぜ請求書の封筒は重要なのか？

請求書は、金銭のやり取りに関する最も重要なビジネス文書です。その請求書を入れる封筒は、単なる入れ物ではありません。それは会社の顔であり、取引先へのビジネスマナーを示す最初の機会となります。

請求書は速やかに、正確に、そして丁寧な印象で取引先に届けるために、基本ルールを押さえておきましょう。

請求書のような重要書類は、白や薄い青の封筒を使用するのがマナーです。

茶封筒を避ける理由: 茶封筒は社内文書や比較的カジュアルな郵便物に使用されることが多く、重要度が低いと判断されたり、他の郵便物に埋もれてしまったりするリスクがあります。
透け対策: 請求金額などの機密情報が透けて見えないよう、透け防止加工が施された封筒を選んだり、請求書の裏に目隠しとして色のついた紙（台紙）を一緒に入れたりする工夫も有効です。

A4サイズの書類を三つ折りにして入れることができる長形3号（長3）の封筒が、請求書送付の標準サイズです。定形郵便物として送れるため、郵送コストも抑えられます。

2023年10月にスタートしたインボイス制度により、請求書は単なる支払い依頼書ではなく、仕入税額控除を受けるための公的な証明書としての側面が強まりました。そのため、封入前のチェックが以前にも増して重要になっています。

適格請求書（インボイス）として機能するためには、請求書本文に以下の項目の記載が義務付けられています。

封入前に、自社の登録番号が請求書に正しく記載されているか、必ず確認しましょう。記載漏れがあると、取引先は仕入税額控除を受けられず、再発行を依頼されることになります。

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従来通り「請求書在中」と記載すれば問題ありません。しかし、重要性をより強調したい場合や、取引先に「これは適格請求書である」ことを明確に伝えたい場合は、「インボイス在中」や「適格請求書在中」と記載する企業も増えています。

裏面は、返送や問い合わせの際に必要な情報であり、マナーを守って記載する必要があります。

差出人（自社名・住所）: 封筒の継ぎ目（中央）を境に、左下に記載します。
郵便番号: 住所の上に正確に記載します。
封締め：「〆」または「封」
- 封筒の継ぎ目（フタと本体が重なる部分）に、「〆」または「封」という文字を書きましょう。これは「確かに封をしました」「途中で開封されていません」という証明です。これを書くのが正式なビジネスマナーです。