「検収書」はなぜ必要？納品書との違いや、売上計上時期（検収基準）との関係をわかりやすく解説

ビジネスの現場では、見積書や請求書以外にも数多くの書類が飛び交います。その中でも、発行の有無が企業によって分かれやすく、役割が曖昧になりがちなのが「検収書（けんしゅうしょ）」です。

「納品書を出したのに、なぜ検収書も必要なの？」「わざわざ紙でやり取りするのは手間がかかる」

そう感じる方も多いかもしれません。しかし、検収書は「売上の確定」や「トラブル防止」において、非常に重要な役割を担っています。

この記事では、検収書の基本的な役割から、納品書や受領書との違い、経理処理上の重要性（検収基準）、そして効率的な作成・管理方法までをわかりやすく解説します。

検収書と「納品書」「請求書」の明確な違い

検収書と「納品書」「請求書」の明確な違い

ビジネスの現場では、商品の受け渡しから支払いまでに複数の書類が登場します。それぞれの役割を正しく理解していないと、トラブルの原因になります。

ここでは、特に混同しやすい「納品書」および「請求書」と、「検収書」との決定的な違いについて解説します。

検収書と「納品書」の違い

この2つの最大の違いは、「誰が」発行し、「何を」証明するかという点です。

納品書（Delivery Note）
- 発行者： 受注者（売る側）
- 役割： 「注文された商品を届けました」という納品の事実を証明する。
- フェーズ： まだ中身の品質チェックは完了していない状態。あくまで「モノが移動した」証明です。
検収書（Inspection Certificate）
- 発行者： 発注者（買う側）※実務上は受注者が作成し、発注者が押印するケースも多い
- 役割： 「届いた商品の種類・数量・品質に問題がないので合格とします」という受入の意思を証明する。
- フェーズ： 契約の履行が完了した状態。「これで文句はありません」という確定の証明です。

つまり、納品書があっても「中身が壊れていた」と言われるリスクは残りますが、検収書があれば「合格」のお墨付きをもらったことになるため、その後のトラブルを防ぐことができます。

検収書と「請求書」の違い

この2つは、「仕事の完了」と「代金の請求」という密接な関係にあります。

検収書
- 焦点： 「モノ・サービス」の品質と完了。
- 意味： 「仕事（契約）は正しく完了しました」という確認。
- タイミング： 請求書を発行する前に必要なステップ。
請求書（Invoice）
- 焦点： 「お金」の支払い。
- 意味： 「仕事が完了したので、代金を支払ってください」という要求。
- タイミング： 検収が完了した後に発行する。

多くの企業間取引では、「検収が完了しないと、請求書を発行できない（受け付けない）」というルールになっています。検収書は、請求書を発行するための「通行手形」のような役割を果たす重要な書類です。

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【一覧表】3つの書類の役割まとめ

それぞれの違いを整理すると以下のようになります。

3つの書類の違いと役割

書類名	誰から誰へ	証明する内容	この書類の意味
納品書	受注者 → 発注者	納品の事実	「注文の品を届けました」
検収書	発注者 → 受注者	合格の事実	「中身を確認し、OKを出しました」
請求書	受注者 → 発注者	支払いの要求	「検収が終わったので代金をください」

取引の流れと書類の関係

一般的な取引フローは以下のようになります。

【納品】 受注者が商品を届け、納品書を渡す。
【受領】 発注者が荷物を受け取り、受領書にサインする。（※まだ中身は未確認）
【検査】 発注者が中身を開け、数量不足や破損がないかチェックする。
【検収】 問題がなければ、発注者が検収書を発行（またはサイン）する。
【請求】 検収完了をもって、受注者が請求書を発行する。

このように、検収書は取引の「ゴール」を示す重要な書類なのです。

ビジネスで検収書を交わす3つのメリット

手間をかけてまで検収書を取り交わすのには、明確なメリットがあります。

トラブル防止（言った言わないの回避）

検収書がない場合、納品から数週間経ってから「数が足りない」「傷があったから返品したい」と言われるリスクがあります。検収書にサインをもらっておけば、「その時点では品質・数量に問題がなかった」と双方が合意した証拠になります。不当な返品やクレームを防ぎ、受注者を守るための防具となります。

売上計上の基準（検収基準）になる

会計上、どのタイミングで「売上」として計上するかは非常に重要です。

多くの企業では、商品を出荷した日ではなく、相手が検収した日をもって売上とする「検収基準」を採用しています。この場合、検収書に記載された「検収日」が売上計上日となるため、経理処理の正確な根拠資料として必要不可欠です。

3支払いのトリガーになる

企業間の取引契約では、「検収完了月の翌月末払い」といった支払いサイトが設定されることが一般的です。つまり、検収書が発行されない限り、請求書を送ることもできず、入金もされないという事態になりかねません。確実に代金を回収するためにも、検収書の授受は重要です。

検収書の書き方と必須項目

本来、検収書は「発注者（買う側）」が作成して発行するものですが、実務上は「受注者（売る側）」が納品書と一緒に検収書のフォーマットを作成して送り、発注者に押印だけしてもらうケースが多く見られます。この方が相手の手間を減らし、スムーズに回収できるからです。

検収書に必要な主な項目は以下の通りです。

日付（検収日）： 最も重要です。実際に検査を完了した日を記載します。
宛名： 受注者の会社名・担当者名。
発行者： 発注者の会社名・担当者名・検収印。
取引内容： 品目、数量、単価、金額（納品書と同じ内容）。
検収完了の文言： 「上記の通り検収いたしました」「正に受領いたしました」など。

検収書に関するよくある疑問（Q&A）

Q. 検収書に収入印紙は必要ですか？

A. 原則として不要です。 検収書は「商品等の受領事実を証明する文書」であり、金銭の受け取りを証明するものではないため、課税文書には当たりません。ただし、検収書の中に「代金受領済み」などの文言が含まれ、実質的に領収書の役割を果たす場合は印紙が必要になるケースもあります。

Q. メール（PDF）で送ってもいいですか？

A. 問題ありません。 近年はペーパーレス化が進み、PDF化した検収書をメールで送付・返信してもらうケースが増えています。ただし、電子データでやり取りした検収書は「電子取引」に該当するため、電子帳簿保存法の要件（改ざん防止措置や検索機能の確保など）に従って保存する必要があります。

Q. 相手が検収書を出してくれない時は？

A. 契約書で「みなし検収」を設定しておきましょう。 忙しい相手の場合、なかなか検収書が返ってこないことがあります。対策として、契約書や注文書に「納品後○営業日以内に異議申し立てがない場合は、検収完了とみなす」という条項（みなし検収）を入れておくことが有効です。

検収書の管理は「システム化」がおすすめな理由

検収書は、見積書や請求書に比べて管理が煩雑になりがちです。Excelや手作業で管理していると、以下のようなミスが頻発します。

「納品書は作ったが、検収書のフォーマットを作るのを忘れた」
「検収書は戻ってきたが、そこから請求書を起こすのを忘れていた」
「どの案件が検収済みで、どれが未検収（売上未確定）なのか分からない」

こうした課題は、帳票管理システムを導入することで解決できます。

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電子印鑑・PDFメール送信 システム上で捺印し、そのままメール送信が可能。相手も確認して返信するだけなので、スムーズに検収完了まで進められます。