スプレッドオフィスの便利機能について

Ryuichiro Hayashi

2018年2月8日

<2018/04/14更新>
いつもスプレッドオフィスをご利用いただき誠にありがとうございます。
ひとえに皆様方にご利用いただき応援してくださることで継続出来ております。
今後ともスプレッドオフィスを宜しくお願いいたします。

さてリリースして随分時間が経過している中で様々な機能を追加させていただきました。
その追加機能の中でもしかすると皆様がまだ知らない便利な機能があるかもしれません。
改めて機能をご説明させていただきますので是非ご覧頂ければと思います。
※機能は全て「自社設定→自社情報→システム設定」より変更することが可能です。

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1,【見積・受注】原価明細に仕入先を表示する

スプレッドオフィスの特長に「原価管理」という機能があります。
見積・受注を登録される際にお客様にご提示する金額以外に原価金額を登録する事ができます。
受注の原価はそのまま発注のデータとして利用することもでき便利にご利用いただけます。
本機能は原価を登録する際に、明細ごとに「仕入先」を選択することができる機能になります。
見積や受注の段階で仕入先が決まっている原価は、早めに仕入先を特定しておくことで発注時に迷うことがありません。
機能を有効にすると見積と受注と商品マスタの原価明細に仕入先項目が追加され仕入先を選択することが可能になります。

2, 案件収支機能を利用する

お客様によっては見積~受注~発注~請求や経費の数字をプロジェクト単位で確認したい場合があるかと思います。
このようなお問い合わせは以前よりよく頂戴しておりました。
それを実現するために、本機能をご用意しました。
左メニューに新たに「案件収支一覧」というメニューが追加され案件収支機能を選択できます。
※画面上部にも「案件収支」アイコンが表示されるようになります。
新たに案件収支を登録していただき、詳細画面より該当の見積~受注~発注~請求~経費のデータを簡単に紐付けることができます。
案件の「案件担当」「営業担当」「売上」「原価」「粗利」「営業利益」「社内メモ」「添付ファイル」などを案件収支詳細画面で確認することができますので是非ご利用していただきたい機能です。
ログイン後の画面右上部のマニュアルに「案件収支マニュアル」をご用意しておりますので、詳しくはそちらをご覧ください。

3, 帳票の発行日の初期値を本日に設定する

スプレッドオフィスで帳票を作成する際に発行日が登録できますが、初期値を作成日にすることができる機能になります。

4, 帳票に表示する自社情報のサイズを小さくする(9px)

帳票を発行すると右上部に自社情報が表示されますが、こちらの文字サイズを少し小さくする機能になります。
お客様名と比較すると自社情報の文字サイズが若干大きめなので文字サイズが気になるお客様にお薦めです。

5, 帳票の出力をPDFのみに設定する

帳票を「Excel」「PDF」で出力できることが特長の一つではありますが、実際にExcelで出力されることが困るお客様もいらっしゃると思います。※Excelで出力され勝手に改竄される場合などを考慮して。
その場合は本機能を有効にしていただければExcelが出力できないようにすることができます。

6, 【請求】領収書を出力する

2017年9月より領収書発行機能がご利用いただけるようになりました。
請求書発行ポップアップに領収書が追加されます。また領収書発行番号の自動発番機能もご利用いただけるようになっております。

7, 【見積・受注・発注・請求】数字の丸め処理を小計で行う

現在、見積などの明細・原価の小数点丸め計算ルールは各行ごとに行っております。
通常時は行ごとに選択中の端数処理が施されますが、本機能を有効にすると小計で初めて端数処理をするように設定できます。
例えば、見積明細が1円の5.5mという明細だった場合に通常だと端数処理が「切り捨て」の場合は、「5円」になりますが、本オプションを有効にすると「5.5円」のままになり全ての明細を合計するタイミングで端数処理されます。

8, 【受注・発注・請求】見積から受注を作成する際に、見積番号を受注番号に引き継ぐ※発注、請求も同様。

通常時は見積→受注を作成する場合に、新たに受注番号を取得しておりますが、本機能を有効にすると見積番号と同じ番号を受注番号として受注データを作成することができます。※受注→発注、受注→請求の際も同様になります。
多くのお客様よりお声をいただいていた機能になりますので、是非ご活用頂ければと思います。

9, 【見積・受注・発注・請求】顧客名、仕入先名に詳細画面へのリンクを追加する

見積詳細画面など表示される顧客名に顧客詳細画面へのリンクを自動で付ける機能になります。
見積を作りながら、顧客情報の修正に気づいた場合などに顧客名のリンクをクリックしてもらうと、開いている画面はそのままで別タブで顧客詳細画面を開くことができるようになります。

10, 【見積・受注・発注・請求・商品】明細の単位に%が入力された場合、1/100で計算します

明細の単位に%を入力すると数量×単価に%をかけた数値で計算します。
リスティング費用の請求など単価の%で計算したい場合に役に立つ機能になります。

11, 帳票の日付を和暦で表示する(和暦と西暦が選択された場合は和暦が優先されます)

帳票に表示する日付を「元号○○年○○月○○日」に変更できます。

12, 帳票の日付を「/」でなく「西暦年月日」で表示する

帳票に表示する日付を「○○○○/○○/○○」→「○○○○年○○月○○日」に変更できるようになります。
和暦表示が選択されていると和暦表示が優先されます。

13, 翌月の受注データを自動作成する

定期的な受注データの自動作成機が可能になります。
「自社情報」→「システム設定」に「翌月の受注データを自動作成する」「自動作成日」、受注データに「翌月受注」項目が追加されます。
「翌月の受注データを自動作成する」をONにし「自動作成日」(※月末も選択できます)を指定しておくと、毎月「自動作成日」のAM5:00に受注データ「翌月受注」の「自動作成する」が選択されている「受注日」が当月のデータを対象に翌月データを自動作成します。

14, 一覧画面の表の高さを表示件数によって変更する

各一覧画面で表示件数の変更が出来ますが、画面内でのスクロールになっております。
表示件数によって画面高さを合わせることができます。

15, 【見積・受注・発注・請求】新規作成時に空行3行を作成しない

新規で見積を作成する場合に空行が3行表示さておりますが、マスタから選択し登録する場合には
削除していただいておりました。
こちらをONにすることで空行3行が表示されない状態で登録を開始できます。

16, 【見積・受注・発注・請求】初期のステータスを作成済にする

新規作成時に初期ステータスを「作成済」にすることが可能です。
集計時などにステータスが作成済のものを対象にしているのでこちらをONにしていただくと
登録=集計対象にすることが可能です。

17, 【商品】顧客毎の価格設定を可能にする

「自社情報」→「システム設定」に「【商品】顧客毎の価格設定を可能にする」を追加しました。
商品登録時に顧客を選択できるようになり、こちらのオプションをONにしていると見積・受注・請求の商品検索時に顧客に紐付く商品のみを表示することが可能になります。
顧客毎に提供価格が異なる場合に顧客毎に商品を登録していただいておけば自動的にその顧客への提供価格で見積・受注・請求を作成することが可能です。

18, 【見積・受注・発注・請求】明細入力時にコード、商品名の入力補助機能を使用する

「自社情報」→「システム設定」に「【見積・受注・発注・請求】明細入力時にコード、商品名の入力補助機能を使用する」を追加しました。
明細入力時に、コード・商品名に入力した内容を部分一致で商品マスタを検索しデータを呼び出すことが可能になりました。
慣れると素早い登録が可能になりますので、是非お試しいただければと思います。

19, 【見積・受注・発注・請求】Excel作成明細データ一括登録機能を利用する(WindowsChromeVer66以上)

「自社情報」→「システム設定」に「【【見積・受注・発注・請求】Excel作成明細データ一括登録機能を利用する(ChromeVer66以上)」を追加しました。
※Chromeのバージョン66以上でご利用いただける新規機能になります。Windows,Mac両方対応しております。
 バージョンの確認は下記でご確認頂けます。
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こちらの機能をONにしていだきますと「商品検索」ボタンの右側に「商品一括貼り付け」「貼り付けフォーマットダウンロード」ボタンが表示されます。

「貼り付けフォーマットダウンロード」ボタンをクリックするとエクセルファイルがダウンロードされます。
そのエクセルファイルに明細データを入力して下さい。
入力後、追加したい明細行をA列~G列までコピーしてください。
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コピーしたままの状態で「商品一括貼り付け」ボタンをクリックすると明細行にデータが一括登録されます。
※初回に限り、下記ダイヤログが表示されますので「許可」を押して下さい。
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ますます便利に使っていただけるよう精進してまいりますので引き続き「スプレッドオフィス」を宜しくお願い致します。