エクセル管理のデメリットやエクセル管理をやめたいと考えている中小企業の方へ、簡単にシステム化へ移行でキススプレッドオフィスを活用しませんか？
具体的な改善例を、数字や業務フローの変化を交えてお話していきます。
特に中小企業で「あるある」な課題が劇的な改善を遂げることが可能です。
もうExcel・紙管理の限界！IT導入補助金を最大限活用してスプレッドオフィスで中小企業のDXと業務効率化を加速する
「毎日、手書きの伝票と睨めっこ…」
「膨大なExcelファイルの中から必要な情報を探し出すのが一苦労…」
「顧客データがバラバラで、せっかくの商機を逃している気がする…」
中小企業の経営者や担当者の方々、日々の業務でこんなお悩みはありませんか？
特に、2023年10月から始まったインボイス制度への対応、電子帳簿保存法への対応
「このままではまずい…」と感じている方も多いのではないでしょうか。
Excelや紙での管理は、業務の非効率化を招くだけでなく、人為的なミスを誘発し、事業の成長を阻害する大きな足かせとなってしまいます。
しかし、「ITツールを導入したいけど、コストが…」「どんなツールを選べばいいか分からない…」と、なかなかD（デジタルトランスフォーメーション）への一歩を踏み出せないのが現状かもしれません。
ご安心ください。そのお悩み、IT導入補助金とスプレッドオフィスの組み合わせで、一気に解決へと導くことができます。
スプレッドオフィスとは？中小企業の「困った」を解決するオールインワン業務管理システム
スプレッドオフィスは、中小企業・小規模事業者の皆様のために開発された、クラウド型の業務管理システムです。
受注管理、発注管理、せいきゅ管理のデメリットやエクセル管理をやめたいと考えている中小企業の方へ、簡単にシステム化へ移行できるスプレッドオフィスを活用しませんか？
具体的な改善例を、数字や業務フローの変化を交えてお話していきます。
特に中小企業で「あるある」な課題が劇的な改善を遂げることが可能です。
1. 煩雑な受発注業務を劇的に効率化
手書きの伝票作成やExcelでの管理は、入力ミスや確認作業に多くの時間を費やします。スプレッドオフィスを導入すれば、これらの作業をデジタル化し、自動化することが可能です。
【具体例：受発注・請求業務の改善】 導入前（Excel・紙管理）
- 課題1：非効率な多重入力と転記ミス
- 顧客から電話で注文が入るたび、担当者が手書きの「注文請書」を起票。
- その内容をExcelで「受注リスト」に入力し、在庫を確認。
- 出荷部門に手書きの「出荷指示書」を渡し、経理部門がその情報を基にExcelで「請求書」を作成。
- 月末には、全てのExcelファイルを集約し、請求書発行のための情報整理に約10時間を要していました。
- 月に平均5件の入力ミスや転記ミスが発生し、その確認と修正に1件あたり30分～1時間かかっていました。
- 課題2：リアルタイムな情報共有の困難さ
- 「あの注文、今どこまで進んでる？」と聞かれても、担当者がそれぞれのExcelや紙資料を確認しないと分からず、顧客からの問い合わせに即座に対応できませんでした。
導入後（スプレッドオフィス）
- 改善1：入力は1回！情報が自動連携され、ミスが激減
- 顧客からの注文は、スプレッドオフィスに直接入力。この入力で、各種帳票が自動生成されます。
- 入力ミスはほぼゼロに。これまで月間平均3～5時間かかっていたミスの確認・修正時間がほぼ不要になりました。
- 月末の請求書発行業務は、自動集計機能により1時間以内で完了。経理担当者の残業が月に数時間削減できました。
- 印鑑もスプレッドオフィスのシステム内で押せるので捺印の手間も不要になりました。
- 改善2：最新情報が常に共有され、顧客対応が迅速化
- システム上で受注から出荷、請求までのステータスがリアルタイムで更新・共有されるため、誰でも最新情報を把握できるようになりました。
- 顧客からの「今どうなっていますか？」という問い合わせにも、システムを数秒確認するだけで誰でも回答できるようになり、顧客満足度が向上しました。
2. バラバラな顧客情報を一元管理し、営業力アップ
顧客情報は企業の重要な資産です。スプレッドオフィスなら、顧客情報を一元管理し、営業活動やマーケティングに活用できます。
【具体例：顧客管理と営業活動の改善】 導入前（Excel・名刺管理アプリ・担当者任せ）
- 課題：情報が分散し、属人化
- 顧客情報は、各営業担当者のExcelファイル、個人で使う名刺管理アプリ、あるいは紙の名刺ファイルにバラバラに管理されていました。
- 「あの顧客の担当者は誰だっけ？」「あの顧客の関連ファイルはどこいったっけ？」といった情報がすぐに分からず、担当者不在時には問い合わせ対応に時間がかかったり、引き継ぎに手間取ったりしていました。
- 顧客データに基づいた効果的な営業戦略や、DM・メール配信などの販促活動が困難でした。
導入後（スプレッドオフィス）
- 改善：全社で顧客情報を共有し、戦略的な営業が可能に
- 全顧客の基本情報、過去の取引履歴、商談履歴、問い合わせ内容などをシステムに集約。情報が属人化することなく、全社員がアクセスできるようになりました。
- 顧客からの問い合わせが入ると、すぐに顧客情報や過去のやり取りを確認できるようになり、顧客対応のスピードが格段にアップしました。
- 特定の条件で顧客を絞り込み、顧客からの注文などの動向が分かりやすくなっています。
- 担当者変更時の引継ぎ資料作成が不要になり、引継ぎにかかる時間が平均3時間短縮されました。
3. 売上データを可視化し、迅速な経営判断を支援
「今月の売上は？」「案件ごとの収支は？」経営状況を把握するには、リアルタイムなデータが不可欠です。
スプレッドオフィスは、売上データを自動集計し、経営判断をサポートします。
【具体例：売上分析と経営判断の改善】 導入前（Excelでの手動集計）
- 課題：経営状況の把握の遅延と意思決定の遅れ
- 売上集計は月末に、経理担当者が受注データや入金データをExcelに手入力して集計していました。そのため、月の途中で売上状況を把握することはできず、経営状況の把握が常に約1週間遅れていました。
- 「もっと早く売上の推移が見られれば、次の手を打てるのに…」という声が上がっており、機会損失に繋がることもありました。
導入後（スプレッドオフィス）
- 改善：リアルタイムな売上把握でスピーディーな経営判断が可能に
- 日々の売上が自動で集計され、スプレッドオフィスの管理画面からいつでも最新のレポート（日次、週次、月次、商品別、顧客別など）を確認できるようになりました。
- 資金繰り表も用意されていて、収支の動向が一目で見れます。
- 案件ごとの収支もまとめられたレポートを確認することが出来ます。
- これにより、特定のキャンペーンの効果を即座に検証したり、売上が落ち込んでいる商品や顧客へのアプローチを強化したりと、データに基づいた迅速な経営判断が可能に。半年で売上が5%向上し、キャンペーンの効果も20%アップしました。
5. インボイス制度・電子帳簿保存法にスムーズに対応
近年、中小企業を悩ませる「インボイス制度」や「電子帳簿保存法」への対応も、スプレッドオフィスが強力にサポートします。
【具体例：法制度対応の不安解消】 導入前（手作業と情報の散逸）
- 課題：制度理解の不足と対応への不安
- インボイス制度の複雑な要件（登録番号の記載、税率ごとの区分記載など）を自力で理解し、適切に対応できるか不安でした。
- 電子帳簿保存法では、領収書や請求書を紙で保管する手間や、電子データでの保管要件（真実性、可視性の確保）への対応が大きな負担と感じていました。
導入後（スプレッドオフィス）
- 改善：自動で法制度に準拠し、ペーパーレス化も促進
- スプレッドオフィスで発行する請求書は、自動的にインボイス制度の要件（登録番号、税率ごとの記載など）を満たす形式になるため、特別な知識がなくても安心して対応できるようになりました。
- 取引データをシステム上で電子保存・管理できるため、電子帳簿保存法の要件に沿った形で適切に保管できます。これにより、これまで膨大な紙で保管していた書類の管理スペースが不要になり、オフィス賃料の一部削減にも繋がりました。
- クラウド化が進んだことで、自宅勤務も促進されています。
- 紙の書類を探す時間が月間平均2時間削減され、オフィス内のペーパーレス化も一気に進みました。
なぜ今、IT導入補助金とスプレッドオフィスなのか？中小企業にとっての絶好のチャンス！
「これだけの機能があれば、導入したいけど、やっぱりコストが心配…」そう思われるのも無理はありません。しかし、そこで活用したいのが、国の施策である「IT導入補助金」です。
IT導入補助金は、中小企業・小規模事業者の皆様がITツールを導入する際に、その経費の一部を補助してくれる国の制度です。特に、スプレッドオフィスが該当する「インボイス枠（インボイス対応類型）」は、インボイス制度への対応を目的としたITツール導入を強力に後押ししており、最大80%もの補助が受けられる可能性があります。
つまり、IT導入補助金を活用すれば、通常よりもはるかに少ない自己負担で、高機能なスプレッドオフィスを導入できるということです。これは、まさに「賢くDXを進める」ための絶好の機会と言えるでしょう。
さらに、スプレッドオフィスを導入するにあたり、初期のサポートもＩＴ導入補助金でカバーすることが出来ます。ＩＴ化、ＤＸ化に対してハードルがあったとしても、サポートが丁寧に対応します。
IT導入補助金を活用するメリット
- 導入コストを大幅に削減: 補助金を活用することで、ITツール導入の初期費用を抑え、経営負担を軽減できます。
- インボイス制度への対応を加速: 制度対応に頭を悩ませる必要がなくなります。
- 業務効率化と生産性向上を同時に実現: コストを抑えつつ、業務プロセスを刷新し、企業全体の生産性を高めます。
- 競争力強化: デジタル化を進めることで、他社との差別化を図り、市場での競争力を強化できます。
補助金申請も安心！スプレッドオフィスが徹底サポート
「補助金申請って手続きが複雑で難しそう…」「専門的な知識が必要なのでは…」と不安を感じる方も多いでしょう。ご安心ください。スプレッドオフィスは、IT導入支援事業者として認定されており、お客様の補助金申請を全面的にバックアップします。
2024年の採択率は100％の数字を出しており、安心してお任せいただけるIT導入支援事業者です。
- IT導入補助金制度の詳しい説明: 補助金の対象要件、申請の流れ、提出書類など、複雑な制度について丁寧にご説明します。
- 事業計画策定のアドバイス: 補助金採択の鍵となる事業計画書の作成について、貴社の状況に合わせた具体的なアドバイスを提供します。
- 申請書類作成の徹底サポート: 煩雑な申請書類の作成を、お客様と二人三脚で丁寧にお手伝いします。
- 採択率アップのノウハウ: 過去の経験に基づいた採択事例や、採択されやすい申請のポイントをお伝えします。
- 導入後の運用支援: 補助金採択後も、スプレッドオフィスのスムーズな導入から定着まで、手厚くサポートさせていただきます。
私たちは、お客様がIT導入補助金を最大限に活用し、スプレッドオフィスで安心して業務のDXを進められるよう、とことん寄り添います。お客様は、本業の業務効率化に集中していただければ大丈夫です。
今こそ、アナログからの脱却を！未来志向の経営へ
Excelや紙での管理に限界を感じ、日々の業務に追われている状況では、新しい挑戦や事業の成長に注力する時間が限られてしまいます。IT導入補助金という強力な支援策を活用し、スプレッドオフィスを導入することは、単なる業務効率化に留まらず、貴社の未来を切り開くための重要な一歩となるでしょう。
業務のデジタル化を加速させ、インボイス制度にも万全の体制で臨み、生産性を飛躍的に向上させる。そして、空いた時間で新たな顧客開拓やサービス開発に時間を費やし、事業を次のステージへと押し上げる。IT導入補助金とスプレッドオフィスは、そのための強力なパートナーとなります。
この絶好のチャンスを逃さず、貴社のDXと業務効率化を私たちと一緒に実現しましょう！
まずは、お気軽にご相談ください。 専門スタッフが、貴社の現状と課題を丁寧にヒアリングし、IT導入補助金の活用方法やスプレッドオフィスの最適なプランについて、具体的にご提案させていただきます。
