請求書の封筒に「請求書在中」は必要?

スプレッドオフィス

2015年10月25日

その封筒に「請求書在中」は記載されていますか?

請求書作成が完了し、請求書用の封筒 に封函も完了。

いざ、請求書をポストに投函!と、その前にちょっと待ってください。
その封筒に「請求書在中」は記載されていますか?

会社には重要な封書からDMまで、毎日たくさんの郵便が届きます。
ほとんどの会社では、総務部門の方が郵便物を一時受けし、各部門ごとに仕分け・配布します。

もし「請求書在中」を封筒に記載しないで投函してしまうと、重要な郵便物ということが総務部門の方に伝わらず、最悪の場合、他の郵便物に埋もれてしまって先方担当者に届くタイミングが遅れる、もしくは、先方社内のどこかで紛失してしまうという事態も考えられます。

そうなってしまうと、場合によっては請求書を再発行しなければならず、結果として入金のタイミングが1ヶ月ずれるという事態も想定されます。
貴社からの請求書が他の郵便物に埋もれることなく、きちんと先方担当者に届くよう、封筒の表面に必ず「請求書在中」を記載してから投函するようにしましょう。

「請求書在中」はどこに記載するの?

「請求書在中」を記載する位置は封筒の向きによって違います。

縦位置の封筒の場合

右下または左下に「請求書在中」を記載しましょう。

横位置の封筒の場合

右下に「請求書在中」を記載しましょう。

「請求書在中」はスタンプ?手書き?

請求書の封筒に「請求書在中」を記載する一番の目的は「一目で重要な郵便物=請求書である」ということを総務部門の方に伝えることなので、「請求書在中」の記載はスタンプでも手書きでも構いません。
ただし、目立つように赤色または朱色で記載したほうが良いでしょう。なお、「請求書在中」のスタンプは100円ショップ等でも売っているので探してみてください。

「請求書在中」の記載を忘れないためには?

ほとんど会社では社封筒は印刷会社に発注すると思います。印刷会社によっては、オプションで「請求書在中」を印字してくれるケースもありますので、社封筒を発注する際は検討してみても良いかもしれません。

「請求書在中」のまとめ

いかがでしたか?

請求書を受け取るときに何気なく目にしている「請求書在中」も、いざ送付する際は非常に重要な意味を持っています。
先方担当者の手元にスムーズに届き、速やかに処理してもらうためにも請求書の封筒には必ず「請求書在中」を記載しましょう。