「請求書はExcelで管理しているけど、そろそろ限界かもしれない」
そんな悩みを抱えている中小企業は少なくありません。
Excelは手軽に始められる一方で、請求書の枚数や担当者が増えてくると、
- 過去の請求書がなかなか見つからない
- 入力ミスや転記ミスが発生する
- 担当者によって管理方法が違う
- 請求漏れや二重請求が心配
- 最新の情報がリアルタイムで把握できない
といった問題が起こりやすくなります。
特に、見積書・注文書・納品書・請求書などをExcelや紙で別々に管理している場合、事務作業の負担はさらに大きくなります。
この記事では、請求書をExcelで管理する5つの問題点と、中小企業が請求業務をクラウド化するメリットについて解説します。
請求書をExcelで管理すること自体が悪いわけではない
まず、Excelで請求書を管理すること自体が間違っているわけではありません。
取引先が少なく、請求書の件数も少ないうちは、Excelでも十分対応できるでしょう。
しかし、会社が成長して、
- 取引先が増えた
- 請求書の件数が増えた
- 担当者が増えた
- 拠点が増えた
- 見積・受注・発注まで管理するようになった
という段階になると、Excelだけで管理することが難しくなってきます。
重要なのは、「Excelが悪い」のではなく、会社の規模や業務量に対して管理方法が合わなくなっていないかということです。
請求書をExcelで管理する5つの問題点
過去の請求書を探すのに時間がかかる
Excelで請求書を管理していると、過去の請求書を探すだけでも意外と時間がかかります。
例えば、
「去年の○○社への請求書を確認したい」
となった場合、
「ファイル名は何だったかな？」
「どのフォルダに保存したかな？」
「担当者のパソコンに入っていないかな？」
と探し回ることがあります。
紙の請求書まで併用している場合は、さらに大変です。
SpreadOfficeの資料でも、請求書管理の課題として「過去の請求書が見たいけど、どこにあるか分かりづらい」という問題が挙げられています。
請求書は一度作って終わりではありません。
過去の取引内容を確認したり、金額を確認したり、問い合わせに対応したりするため、必要な帳票をすぐに検索できる環境が重要です。
入力・転記ミスが発生しやすい
Excel管理でもう一つ問題になりやすいのが、入力ミスです。
例えば、
見積書
↓
受注情報
↓
発注情報
↓
請求書
と、それぞれ別々のExcelファイルに情報を入力しているとします。
同じ会社名や商品名、金額などを何度も入力する必要があります。
すると、
「金額を間違えた」
「会社名を間違えた」
「数量を間違えた」
「前回の情報をコピーしたままになっていた」
といったミスが起こる可能性があります。
さらに、入力後に別の担当者がチェックする場合、入力する時間＋チェックする時間が必要になります。
業務量が増えるほど、この積み重ねが大きな負担になります。
担当者によって管理方法がバラバラになる
Excelは自由度が高い反面、誰でも好きなように編集できます。
そのため、
Aさんは「202X年_請求書」
Bさんは「請求書_取引先別」
Cさんは「請求管理」
というように、担当者によってファイル名や保存場所がバラバラになることがあります。
会社として統一したルールを決めていても、
- 担当者が独自にフォルダを作る
- ファイルをコピーして別名保存する
- 最新版がどれなのか分からなくなる
- 担当者が休むと処理方法が分からない
といった問題につながります。
これは、いわゆる業務の属人化です。
業務が特定の担当者に依存すると、その人が休んだときや退職したときに、業務が止まってしまう可能性があります。
請求漏れや確認漏れを防ぎにくい
Excelで請求書を管理していると、
「この案件はもう請求した？」
「この取引先への請求書は作った？」
といった確認作業が発生します。
特に、見積・受注・納品・請求を別々に管理していると、どこまで処理が進んでいるのかを確認するために複数のファイルを確認する必要があります。
例えば、
受注した
↓
納品した
↓
請求書を作成した
↓
入金された
という流れをExcelだけで管理する場合、それぞれの情報が分散しやすくなります。
その結果、
「請求すべき案件を見落としていた」
というリスクも生まれます。
経営に必要な数字をリアルタイムで把握しにくい
Excelで請求書だけを管理していると、経営者が知りたい情報まで簡単にはつながりません。
例えば、
- 今月の売上はいくらか
- 今後の入金予定はいくらか
- 今後の支払予定はいくらか
- この案件はどれくらい利益が出ているか
- 今後の資金繰りは大丈夫か
といった情報です。
請求書のExcelと、受注管理のExcelと、発注管理のExcelが別々になっていると、それぞれのデータを集計する必要があります。
つまり、
「帳票を作る作業」と「経営状況を把握する作業」が分断されてしまう
のです。
Excel管理からクラウド化する3つのメリット
では、請求書をクラウドで管理すると何が変わるのでしょうか？
メリット1．請求書をすぐに検索できる
クラウド型の帳票管理システムを利用すると、請求書などの帳票をまとめて管理できます。
取引先や日付、金額などから必要な情報を探せるようになれば、
「あの請求書どこだっけ？」
とファイルを探し回る時間を減らせます。
また、紙のファイリングも減らせるため、保管スペースの削減にもつながります。
メリット2．見積・受注・発注・請求をつなげられる
クラウド化の大きなメリットは、請求書だけを管理するのではなく、業務全体をつなげられることです。
例えば、
見積
↓
受注
↓
発注
↓
請求
↓
入金
という業務の流れを一元管理します。
SpreadOfficeでは、見積・注文書・注文請書・納品書・検収書・請求書などの帳票に対応し、帳票データを連動させることで一元管理できます。
「見積データからワンクリックで請求書に変換・連動できるため、コピペや打ち直しの必要がありません」
これにより、同じ情報を何度も入力する作業を減らし、業務の効率化につなげられます。
メリット3．請求だけでなく「会社のお金」まで見える
さらに、業務データをつなげることで、経営に必要な数字も把握しやすくなります。
SpreadOfficeでは、受注・発注・請求などの情報をもとに、日次の資金繰り表を作成・表示できます。
また、見積・受注・発注情報から売上・仕入予測をグラフ化したり、受注・発注・請求情報から入出金予測を確認したりできます。
つまり、
請求書を管理する
だけではなく、
「これから会社にいくら入って、いくら出ていくのか」
まで確認できるようになります。
請求書管理をクラウド化すると、業務はどう変わる？
Excel中心の管理では、
見積書
↓
Excel
↓
受注管理
↓
Excel
↓
発注管理
↓
Excel
↓
請求書
↓
Excel
↓
資金繰り表
というように、情報が分散してしまいがちです。
クラウドで業務をつなげると、
見積
↓
受注
↓
発注
↓
請求
↓
入金
↓
資金繰り
という一連の流れで管理できます。
SpreadOfficeでは、見積・受注・発注・請求などの機能に加えて、案件ごとの利益把握、資金繰り管理、マスタ管理、ファイル管理などにも対応しています。
こんな会社は請求書のクラウド化がおすすめ
特に次のような状態になっている会社は、一度管理方法を見直してみるとよいでしょう。
✓ 請求書をExcelで作成・管理している
✓ 紙の請求書を大量にファイリングしている
✓ 過去の請求書を探すのに時間がかかる
✓ 見積・受注・発注・請求を別々に管理している
✓ 同じ情報を何度も入力している
✓ 担当者が休むと業務が止まってしまう
✓ 請求漏れや入力ミスが心配
✓ 経営者がリアルタイムで売上や資金繰りを確認できない
1つでも当てはまるなら、Excelだけで管理する方法から、クラウドで業務を一元管理する方法への移行を検討してみる価値があります。
請求書だけをクラウド化する必要はない
ここまで読んで、
「じゃあ請求書を作るクラウドサービスを導入すればいいの？」
と思う方もいるかもしれません。
もちろん、請求書だけを電子化する方法もあります。
しかし、中小企業の業務効率化を考えるなら、請求書だけではなく、その前後にある業務までつなげることが重要です。
例えば、
見積 → 受注 → 発注 → 請求
がつながれば、転記作業を減らせます。
さらに、
売上・仕入 → 利益
が分かれば、案件ごとの採算を確認できます。
そして、
受注・発注・請求 → 入出金
までつながれば、資金繰りも把握しやすくなります。
SpreadOfficeは、このように日々の帳票業務から経営管理までを一つにつなげることを目指したクラウド業務管理システムです。
まとめ｜請求書管理を見直すなら「請求書だけ」を見ない
請求書をExcelで管理することは、小規模なうちは手軽で便利です。
しかし、会社が成長して業務量が増えると、
- 過去の請求書を探しにくい
- 入力・転記ミスが発生する
- 担当者によって管理方法が変わる
- 請求漏れ・確認漏れが起こりやすい
- 経営に必要な数字をリアルタイムで把握しにくい
といった問題が出てきます。
そこで検討したいのが、請求書だけではなく、見積・受注・発注・請求・利益・資金繰りまでまとめて管理できるクラウドシステムです。
「Excelでの請求書管理をそろそろ見直したい」
「帳票業務をもっと効率化したい」
「請求だけではなく、会社のお金の流れまで見えるようにしたい」
そんな方は、SpreadOfficeを一度試してみてはいかがでしょうか。
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