請求書の作り方-請求書に記載する項目とは?

スプレッドオフィス

2015年9月21日

クライアントにサービス・商品を納品したら、早速請求書を作りましょう。

創業したてのベンチャーや中小規模の会社では経理システムを導入しているところはそれほど多くないと思いますので、エクセルで請求書を作成・発行している会社が多いのではないでしょうか?

請求書には決まった書式やフォーマットはありませんので自由な書式・フォーマットで作っても問題ありません。 税務的にも「請求先」、「請求月」、「請求金額」、「請求内容」が最低限記載されていれば問題ないのですが、それらの項目だけでは請求する側・支払う側の両者にとって不都合が多いため「一般的に請求書に記載すべき項目」があります。

今日は請求書に記載すべき項目をご紹介したいと思います。

請求書に記載すべき項目

請求先

請求先会社名は必須項目になります。窓付き封筒対応の請求書を作成する場合は「所在地」、「部門名」「ご担当者名」も必ず記入しましょう。

請求書番号

後から参照する際や取引先からの照会があった際、請求書番号があれば、請求書をすぐに特定できるのでユニークな番号で付与するようにしましょう。請求書番号を付与する際は、見積書番号等とリンクした番号にしておくと請求管理が非常に簡単になります。

請求書発行日

請求書発行日=請求月となるため非常に重要な項目です。 取引先と支払いサイト(締め日/支払い日)を事前に確認、了承を取っていればもんだいありませんが、もし確認していない場合は請求書発行前に確認するようにしましょう。

請求名(案件名など)

案件毎の請求書の場合は見積書タイトルと合わせておくと管理がしやすいです。 同一取引先への同一月の請求が複数ある場合は、合計請求書を作成すると両社の事務手続きが効率的になり、またコスト削減にもつながりますので、これまで合計請求書を発行したことがない場合は検討してみてはいかがでしょうか? 合計請求書は作成する場合は、個別の請求書番号(または見積書番号)を記載しておくことをお忘れなく。

請求明細

個別請求書の場合は、見積書明細に揃えておくと良いでしょう。 合計請求書の場合は、見積書番号、案件名、金額、納品日等、各案件概要情報を1行・1案件ずつ記入します。

消費税

後々の事務処理が煩雑になりますので、消費税額(8%・2015年9月10日現在)の項目を設けて、必ず税額を明示するようにしましょう。

合計金額

明細合計金額に消費税を加算した実際のご請求金額です。

お支払期限

会社経営はキャッシュフロー(資金繰り)が最も重要です。お支払期限(=入金予定日)に基づいて資金繰り計画を立てる必要があるため、お支払期限は必ず明記しましょう。

ご入金口座

特段の取り決めがない限り銀行振り込みが一般的ですので、入金先口座情報を明記しましょう。

振込手数料

事前の取り決めがない限り、振込手数料は支払う側が負担することが一般的です。 請求書負担の取り決めがある場合はその旨を明記しておきましょう。