販売管理の標準業務フロー

基幹システム
こんにちは。スプレッドオフィス事務局です。 本日は、販売管理(とくに受注管理・発注管理に着目)における 標準的な業務フローについて、お話させて頂きたいと思います。

業務フロー図

「販売管理」といっても、そのやり方や形態は、業種や企業規模などにより 大きく様変わりはし、とてもひとくくりには出来ませんが、「販売」という点に 焦点を絞り考えると、以下のような流れが、一般的なルーティンではないでしょうか。 hannbai ここで着目して頂きたいのは、この図はあくまで「1つの受注」に対しての業務フロー だというところです。 つまり、ひとつの受注を受けると、これだけの作業が発生しているということで、 これらは全て「紐付き、関連している」ということになります。

販売管理の必要性

ところで、とても根本的なことですが、「販売管理」とはなぜ必要なのでしょうか。 「業務の効率化を図る」ことはもちろん大切ですが、会社にとって、それ以上に 重要なのは「リアルタイムでの収支の明瞭化・可視化」「現状把握」をすることです。 「販売管理」と「経営(会計)管理」は別ものと捉えられている方も多いようですが、 上図を再度見て頂くとお解り頂けるように 「受注管理」「「発注管理」を集約・集計すると見えるもの=「経営(会計)状況」です。 優れた「販売管理(受注管理・発注管理)」をきちんと行っていれば、「経営(会計)管理」も 自ずと可視化されるはずなのです。 弊社の提供する「スプレッドオフィス」は、その点に着目し開発・構築されました。
先にも述べたとおり、「販売管理」といっても、業種や企業規模により、そのやり方や 形態は大きく様変わりします。しかし、最低限必要なフローというのは、決まっているものです
「スプレッドオフィス」はその最低限必要な項目のみに焦点をあて 徹底的に無駄を省くことで、多種多様な業種・規模の企業での使用を実現させました。

個別にシステムを導入して失敗するケース

中小企業がIT導入を進めるなかで「予算は出来るだけ少なく済ませたい」という理由から 「販売管理システム」「経営管理システム」それぞれ別にソフトを導入し、そのマッチングが
うまくいかず、結果、個別管理に戻ってしまっているという状況が多く存在しているようです。 最近は、とても柔軟なシステムも多く、少しの変更と修正をかけるだけで、既存のシステムと フィックスが可能なものあるようですが、それでも100%マッチさせるのは難しいのが実情です。 諦めて既存のシステムに新たにシステムを追加構築するというのが、その問題を解決する ための最善の策ではありますが、その前にぜひ一度、弊社の「スプレッドオフィス」 をお試しください。 きっと、貴社が抱える問題を解決する糸口を見出して頂けるのではないかと思います。 以上、スプレッドオフィス事務局でした。

スプレッドオフィスがおすすめの理由

サービスとして大きく以下のような特徴があり、アプリやツール感覚で利用できる業務管理クラウドサービスとなっております。
1.料金体系
毎月の利用したユーザー毎だから必要に応じて自分でユーザー作成や削除することができる
2.使いやすさ
ユーザー毎に一覧表示状態を自動で記憶、項目や幅が調整できるからシンプルに使いやすい
3.自由度
全データがインポート/エクスポート可能、独自帳票や独自ドメイン対応もできます

副業や個人事業主(フリーランス)から中小企業までこれで充分

スプレッドオフィスなら必要な業務帳票が全て揃っています! 見積書や請求書の発行だけでなく、受注・発注も一緒に管理していきませんか? テレワークや副業でのスプレッドオフィスの活用が進んでます。 さらに、電子化やペーパーレス化が進み、業務帳票が郵送不要になる事業者が増えてきています。 電子印を入れた業務帳票をメールでやり取りすることでスムーズな仕事のやり取りを行う事が出来ます。 データは二重入力することなく作成した見積書から受注処理、受注情報から請求処理や発注処理と仕事の流れに合わせて帳票を管理出力することが出来ます。

ビジネスで使う基本業務帳票を全てサポート

自社から相手先に対して送付する業務帳票
  • 見積書
  • 注文書
  • 請求書+売上伝票
  • 注文請書
  • 納品書
  • 検収書
相手先から自社に対して送付して頂く依頼返信用の業務帳票
  • 注文書(返信用)
  • 検収書(依頼用)
  • 注文請書(返信用)
  • 納品書(返信用)
見積書や請求書のみに対応したクラウドサービスも多いですが、業務帳票については一貫して管理することで、見積情報から注文情報、発注情報、請求情報へと連動することで効率的に管理することができます。
帳票の鏡/鑑(かがみ)対応についての記事もご確認ください。
帳票の鏡/鑑(かがみ)複数ページ対応について
帳票の鏡/鑑(かがみ)対応とは? 現在スプレッドオフィスでは、以下帳票に対応をしておりますが、その全ての帳票において鏡/鑑(かがみ)対応での帳票出力/送信(エクセル/PDF)が出来るようになっております。 帳票の鏡/鑑(かがみ)とは?商...

さらに業務管理に必要な機能が揃ってる

  • 見積から受注、発注、請求までお仕事をしっかり管理 仕事を始まりから終わりまで通して一気通貫管理することができる
  • 複数受注や複数請求も案件として管理できる プロジェクトや追加見積、追加受注など複数帳票を案件として利益管理できる
  • 自由な権限管理、支店対応もOK 見るだけ、見せない、担当ごとなどで情報を管理
  • 添付ファイル対応、ドラッグ&ドロップで簡単にファイル管理 提案書や調査資料や写真データなど仕事に関わるデータも帳票と一緒にしっかり管理
  • 取引先とのデータ連携、貰ったデータを二度打ちせずに発注処理や請求処理できる 電子データだからスプレッドオフィスで送られたデータを取り込むことが出来る
  • ワークフロー(承認)対応で、担当印や社判を帳票に反映 承認者が承認したら担当印が帳票に反映
  • 送信履歴や出力履歴が残るから情報共有も簡単 分かりやすい履歴表示で相手が確認したかどうかもチェックできる

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