注文書(発注書)は、注文の受発注とその取引内容を記録する重要な書類です。
記入漏れや金額などの大切な項目にミスがあると、社内外に迷惑をかけてしまう恐れもあります。
この記事では、注文書の作成に失敗しないための「必要な項目」と「注意すべきポイント」を、初心者の方にも分かりやすく解説します。この記事を読めば、もう書類作成で迷うことはありません。
ダウンロード&インストール不要!
注文書の発行はこちら
そもそも注文書(発注書)とは
注文書とは、商品やサービスの購入を正式に申し込むために発行される書類です。「見積・注文・請求」という取引の流れにおいて、見積もり金額に合意した後に、取引を確定させる目的で発行されます。
取引内容や取引自体を証明する書類のことで、法律により一定期間の保存義務があります。
主な記載内容は、取引の日時や商品の個数、価格などで、納品場所・日時を指定する重要な役割も担います。発注側が発行して受注側に送るため「発注書」とも呼ばれますが、これらは基本的に同じ書類を指します。
この注文書を相手が受け取った時点で、契約が成立したとみなされるケースが多く、トラブルのない円滑な取引のために欠かせない書類です。
ダウンロード&インストール不要!
注文書の発行はこちら
【基本】失敗しない注文書（発注書）の書き方チェックリスト
注文書を作成する際は、以下の項目を正確に記入することが大切です。これを押さえておけば、修正や再発行を求められる事態を避けられるでしょう。
- タイトル: 「注文書」「発注書」と明確に記載する
- 発行者・宛先の情報: 自社と取引先の会社名・担当者名・住所
- 注文書の発行日
- 注文内容: 品目・数量・単価・金額を明確に記載
- 商品の内訳: 必要に応じて詳細を記載
- 合計金額: 税抜・税込の金額を明記
- 納品日時・場所
- 支払条件: 支払いの日時や方法
- 印鑑
特に注意が必要な項目について、以下で詳しく解説します。
注文書もクラウドですぐ作れる！業務効率アップ
- 注文書、見積書や請求書、をもっと簡単に一括作成
- 金額を自動集計出来たらストレスフリー
- クラウドで事務処理が一気に簡略化
- インボイス制度もすべて対応
独自帳票オリジナル帳票
*SpreadOfficeとは、見積・受注・発注・請求・経営管理をクラウド上で完結させることのできる業務効率化ツールです。無料でスタートできるので快適さをぜひ実感してください。
【基本】注文書(発注書)の書き方
金額に関わる項目は、特に慎重に記入しましょう。
注文内容（品目・数量・単価・金額）
商品やサービスの内容は、表形式で簡潔に、かつ正確に記載するのが一般的です。
- 品目: 商品やサービス名を具体的に書きます。複雑な場合は「〇〇一式」と記載し、詳細を備考欄に記すと親切です。
- 数量・単価: 金額の根拠となる情報を正確に記載します。
- 合計金額: 各品目の税抜き単価を計算し、最後に消費税を加えた総額を分かりやすく記載します。
商品内訳と合計金額
「〇〇一式」と記載した場合、その具体的な内訳（例：ホームページ制作費用の場合、ドメイン代、サーバー代など）を備考欄に記載しましょう。また、合計金額は、税抜金額と消費税額、そして最終的な税込金額を分けて記載すると、非常に分かりやすくなります。
注文書の「支払条件」と「金額修正」の注意点
注文書には、取引をスムーズに進めるための重要なルールを明記します。
支払条件の書き方
支払条とは、「納品後30日以内に銀行振込」のように、支払いが行われるタイミングや方法を指します。一般的な例としては、「月末締め翌月末払い」や「納品後〇日以内」などがあります。
金額変更や修正があった場合
一度発行した注文書の内容に誤りや変更があった場合、原則として再発行が必要です。注文書は法的な効力を持つ「証憑書類」のため、修正箇所に二重線を引いたり訂正印を押したりするだけでは不十分です。
再発行する際は、新しい注文書であることを明記し、過去の書類は破棄してもらうよう取引先に連絡しましょう。
注文書では以下の内容を忘れずに記入していれば、基本的には修正を求められたり、再度発行するような事態は避けられるでしょう。
- 注文書であることを示すタイトル
- 注文書の発行日時
- (自社と取引相手、両方の)会社情報
- 注文内容(品目・数量・単価・金額)
- 商品の内訳
- 合計金額
- 納品日時・納品場所
- 支払条件
注文書の必須項目上記の通りですが、箇条書きの太字部分の項目については注意が必要なこともあるので、以下で詳しく説明しています。
ダウンロード&インストール不要!
注文書の発行はこちら
注文書の注文内容(品目・数量・単価・金額)の書き方
注文書の注文内容は、取引金額にも関わる重要な項目です。金額の根拠となる商品の単価と数量を明確に記載しましょう。
また、注文内容は表にして行ごとに品目を分けることで、品目の確認と計算が容易になるため、できる限り個別に分けて記載する方法が一般的です。
- 品目(商品またはサービス名)
- 数量
- 単価
- 合計金額
商品やサービスが複雑な内容であったり単語で簡潔に言い表せない場合には、「〇〇一式」などとまとめて表記することも可能です。
例えば、上記サンプルでは納品物がホームページになっています。これはドメイン(URLになる名前)やサーバー・データベース、パソコンの操作マニュアルなど個別に費用がかかる複合的な商品になります。
取引相手との間で別紙の契約書や、関係性(長年の取引実績がある等)によっては省略できる範囲も多いので 、受け取る相手がわかりやすい内容であることが理想的です。
また合計金額や単価は税抜きで記載し、最後の合計金額の欄で消費税を含めた計算をします。
ダウンロード&インストール不要!
注文書の発行はこちら
注文書の商品内訳の書き方
先述の通り、「〇〇一式」でまとめた内容は備考欄などに内訳を記載すると親切です。また備考欄には取引先への挨拶や一言を添える場合もあります。
注文書の合計金額の書き方
ここで言う注文書の合計金額は、注文書の最後に注文内容の総額を記載する欄のことになります。商品やサービスごとの単価はそれぞれ個別に小計をしているので、各商品のまとめた金額と消費税込の金額を記載します。
また、この合計金額は計算のまとめとして記載し、実際の振込金額は単位(円)を記載して税込金額で別途記入します。
ダウンロード&インストール不要!
注文書の発行はこちら
注文書の支払条件の書き方
注文書の支払条件は支払の日時や方法を記載するものです。もちろん文字通り「支払いをする条件」は「納品されること」なのですが、ここでは「支払いをする際の条件」という意味になります。
「月末締め翌月末払い」、「納品後○日以内に銀行振込」などが例です。
注文書の金額変更の書き方
注文書などの内容に誤りや修正箇所があった場合には、原則再発行する必要があります。
先述の通り、注文書は証憑書類に分類され、法的にも契約書などと同様に効果を持つ書類でもあります。そのため、一度捺印した書類を一部修正するのではなく、再発行された書類であることを明記して、新しい注文書を発行します。
しかしながら、注文書を再発行した際には取引相手への連絡はもちろんですが、過去の注文書を破棄する手間を相手方に与えてしまいます。そのため、覚書(おぼえがき)を送付する方法を代替とすることも多くあります。
覚書は文章で簡潔に金額に変更があった旨を記載するのみですが、再発行同様に契約成立に正しく機能します。
ダウンロード&インストール不要!
注文書の発行はこちら
個人事業主の注文書の書き方
個人事業主が注文書を作成する場合も、法人と記載内容はほとんど同じです。
- 住所: 法人の「所在地」にあたるものとして、事業所として利用している自宅の住所を記入します。
- 印鑑: 捺印する場合は、個人の認印または屋号の印鑑を使用します。
法的にはいわゆる口約束でも契約が成立するように、住所は必ずしも注文書に必須なわけではありません。しかしながら法人は個人に業務を委託する際にはマイナンバーの届けが税務上必要なため、個人情報という理由から抵抗を持つ必要はないでしょう。
注文書の書き方は個人であっても法人用と大きな違いはありません。しかしながら、個人では会社の所在地がないため、実際に自宅の住所を記入する場合もあります。
法人の場合はホームページなどで所在地を比較的簡単に確認することができますが、個人の場合には住所を予め聞いておくとスムーズです。
ダウンロード&インストール不要!
注文書の発行はこちら
注文書の作成はSpreadOffice(スプレッドオフィス)
スプレッドオフィスは、法人・個人事業主様向けの帳票管理クラウドシステムで、一つのクラウドで注文から請求までを一貫して、業務帳票の作成&管理を完結することができるサービスです。
請求書のテンプレートが必要な方や書き方はこちらをご参照ください。
- ダウンロード&インストール不要で即日使用可能
- 見積書、注文書、注文請書、請求書、売上伝票、納品書、検収書など業務帳票の発行・管理
- 電子印鑑・インボイス制度・役職(ユーザー)ごとの権限管理に対応
- メール&電話の充実したサポート体制
帳票管理に加えて、PDF送信、 データのCSVインポート、Excel・CSVエクスポート機能、 案件原価管理、権限管理、ファイル管理、支店管理など、シンプルな画面で帳票業務を丸ごとカバー。
料金プラン
※プラン内でのユーザー追加削除は管理者ユーザーにて自由に行うことが出来ます。
※無料期間終了後に自動で課金されることはございません。
スプレッドオフィスはユーザーごとの従量課金制で、毎月利用したユーザーの員数だけご請求させていただきます。初めての方は最大2ヶ月間無料で、有料プランと同じ機能をご利用いただけます。
