スプレッドオフィスにおけるファイル管理の電子帳簿保存法対応に関しまして
スプレッドオフィスのファイル管理機能に関して、電子帳簿保存法に対応するために検索機能を強化しました。
電子帳簿保存法
正式名称を「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といい、請求書を含む書類の保管方法について定めた法律です。
これによって、エクセルなどで作成した請求書でも法律の要件に基づく方法で保管することが義務付けられました。※
- モニター・説明書等の備え付け
- 訂正削除履歴の保存
- 帳簿間の相互関連性
- 日付・金額・相手方による検索機能
さらに元より、請求書には最短7年、最長で10年間の保管義務があります。10年も経ってしまうとパソコンも複数回買い替えたり、そもそも保存しておいたフォルダーの所在もうやむやになってしまうことも考えられます。
※2023年現時点での情報です。改正や施行の延期など、制度自体の変更の可能性があります。
1. ファイルアップロード時の検索条件登録機能
ファイルをアップロードする際に 「取引先名」「取引金額」「発行日」「登録日」「検索タグ」を合わせて登録することが出来るようになりました。
こちらを登録することでより抽出するための検索が大幅に便利になります。
また帳票を「送信・出力」される際に「ファイル保存」をされると自動的に「ファイル管理」の「システムフォルダ」下に「顧客名フォルダ」が自動生成されファイルが保存されますが、 保存されたファイルに自動的に「取引先名」「取引金額」「発行日」「登録日」が登録されます。
2. ファイル管理機能のファイル検索強化
1. で登録したファイルに付帯する情報を検索できるようになりました。
「取引先名」「取引金額」「発行日」「登録日」「検索タグ」また「見積」などにアップロード可能な関連ファイルを検索に含めるかどうかも指定することが可能となりました。
3. ファイル削除に関する履歴機能
「システム設定」に「【ファイル管理】電子帳簿保存法に則った削除履歴を残す※1度適用して戻す場合は事務局に連絡が必要になります。」 という項目が追加されました。
こちらをONにすると削除したファイルも履歴が残るようになります。※サーバ上からはファイル削除しますが、データベースのデータは残ります。削除したファイルのも検索対象になり、削除したユーザ・削除日時の確認が可能となります。
※こちらの項目は1度ONにすると自社では変更できません。OFFにしたい場合は事務局への連絡が必要になります。
SpreadOffice(スプレッドオフィス)
- ダウンロード&インストール不要で即日使用可能
- 見積書、注文書、注文請書、請求書、売上伝票、納品書、検収書など業務帳票の発行・管理
- 電子印鑑・インボイス制度・役職(ユーザー)ごとの権限管理に対応
- メール&電話の充実したサポート体制
帳票管理に加えて、PDF送信、 データのCSVインポート、Excel・CSVエクスポート機能、 案件原価管理、権限管理、ファイル管理、支店管理など、個人利用はもちろん、大規模事業者様でもご利用いただけます。
料金プラン
980円/月(税込)
5名以下でのご利用
個人事業主様におすすめ
1,280円/月(税込)
6名以上でのご利用
法人様におすすめ
1,980円/月(税込)
大人数でのご利用
独自帳票を使いたい方
※プラン内でのユーザー追加削除は管理者ユーザーにて自由に行うことが出来ます。
※無料期間終了後に自動で課金されることはございません。